Die größten Change-Herausforderungen bei der Digitalisierung von Prozessen und Aufgaben

Welche wesentlichen Herausforderungen entstehen und was Sie dabei beachten sollten.

Frankfurt, 17.06.2021. Es ist ein Mega-Change, der durch die Pandemie noch beschleunigt wurde: Die Digitalisierung und Etablierung von neuen end-to-end-Prozessen gerade dort, wo standardisierte und automatisierbare Aufgaben stattfinden. Das Ziel: Mehr Effizienz und Fokus auf das Business. „Wenn man dies aus Sicht der Mitarbeiter betrachtet, dann ist dies zumeist ein tiefer Eingriff in die Leistungsprofile, Verantwortlichkeiten, Kompetenzbedarfe und das ganze Zusammenarbeitsmodell“, so Thomas Stach, Geschäftsführer der Stach‘s Gesellschaft für Unternehmensentwicklung, die auf Change Management und Change-Kommunikation spezialisiert ist. „Diese Veränderung ist kein Selbstläufer, sondern ein langer Weg mit potenziell großen Widerständen und Konflikten.“

Stach’s sieht insbesondere die folgenden fünf Herausforderungen, die gemeistert werden müssen:

1. Ein klares Zielbild zeichnen – und zwar nicht aus der IT-, sondern aus der Mitarbeiterperspektive. Führungskräfte und Mitarbeiter müssen sich vorstellen können, wie das Leben und Arbeiten in der Organisation der Zukunft aussieht. Und sie müssen wissen, welche persönlichen Veränderungen, Benefits und Change-Bedarfe sich daraus ergeben. Darauf basiert die Story.

2. Offener Umgang mit dem notwendigen Personalumbau – weil zwangsläufig mehr Stellen wegfallen als neue entstehen. Diese haben zudem andere Schwerpunkte und Kompetenzprofile. Deshalb ist das Thema „up-skilling“ ein zentrales. Doch nicht jeder Mitarbeiter kann oder will diesen neuen Leistungserwartungen gerecht werden.

3. Wer nicht auch die Linie, die Töchter oder die Regionen gewinnt, hat einen mühsamen Weg vor sich – denn diese verlieren in der Regel Zuständigkeiten und Macht, weil eine Zentralisierung von Prozess-Verantwortlichkeiten stattfindet. Oft entsteht eine neue Matrix-Organisation, die erst einmal funktionieren muss, und es steigt der Erwartungsdruck hinsichtlich des Markterfolges.

4. Change Management auch in das Projektteam hinein – weil eine effektive Zusammenarbeit in und zwischen den Teilprojekten essentiell ist für den Erfolg. Und die zumeist technikorientierten Teams haben nicht immer die relevanten Change-Aspekte und Kommunikationsbedarfe im Blick. Deshalb ist eine Einbettung von Change & Kommunikation der richtige Ansatz.

5. Top down reicht nicht, Mut zum Dialog und zur Partizipation zeigen – und bitte nicht gleich zu Beginn die schöne neue Welt ausrufen. Im Prozess und nur durch Einbindung entstehen Akzeptanz und Unterstützung. Dazu braucht das Projekt eigene Change- & Kommunikationsinstrumente, um unabhängig und jederzeit sprech- und handlungsfähig zu sein.